Pamiętacie swój kurs na prawo jazdy? Albo chociaż kojarzycie historie, w których bez problemu zdano część teoretyczną egzaminu, a w praktycznej już tak pięknie nie było? Całkiem podobnie może być z zarządzaniem projektami. Liczba przeczytanych książek, ukończonych szkoleń, studiów nigdy nie będzie dawała nam gwarancji, że dowieziemy projekt do końca. Oczywiście, nie twierdzimy, że nie należy poszerzać swojej wiedzy, wręcz przeciwnie - trzeba to robić, ale trzeba pamiętać o jednym - o tym, że bez praktyki daleko nie zajedziemy. W projekcie zawsze powinniśmy mieć minimalne elementy składowe: plan projektu, potwierdzenie dostępności ludzi i zasobów, budżet ściśle powiązany z zadaniami opisanymi w harmonogramie. Elementy te jednak nie znaczą, że prowadzenie do skuteczności będzie książkowe.
O jakich lekcjach warto pamiętać, aby podczas praktycznego egzaminu, czyli zarządzania projektem, być skutecznym?
- Zadania w harmonogramie - opis szczegółowy, czy ogólny? Ani tak, ani tak. Zadania nie mogą być opisane szczegółowo, bo nie do tego służy harmonogram, z kolei ogólnie scharakteryzowane nie pozwolą nam na monitorowanie postępu, bądź w ogóle na identyfikację, na czym polegają.
- Zaplanowanie czasu realizacji zadań. Tutaj ponownie kłania się złoty środek. Przyjęcie bardzo ambitnych ram czasowych, może wysypać nam cały projekt już na samym początku. Natomiast ustalenie bardzo "bezpiecznych” terminów, często generuje (o ironio) opóźnienia i udowadnia istnienie syndromu studenta, czyli robienia wszystkiego na ostatnią chwilę (co również prowadzi do opóźnień, bądź strat w jakości). Oczywiście, na samym początku nie jesteśmy w stanie wyznaczyć dokładnego czasu wykonania zadania. Jednak musimy to oszacować. Dobrze jest wyznaczyć taką czasochłonność, która zarówno jest bezpieczna, ale i nie do końca pewna. Warto tworzyć wówczas bufor w projekcie oraz bufory zasilające, ale bez dążenia do ich wykorzystania.
- Bufory - no właśnie jaka jest ich rola? Dlaczego warto je tworzyć, ale nie dążyć do pełnego wykorzystania? Przede wszystkim pełnią one dla nas funkcję wczesnego ostrzegania na podstawie częstych aktualizacji. O tym zawsze powinniśmy pamiętać. Bufory informują nas ile z rezerw i przede wszystkim, gdzie już skonsumowaliśmy.
- Budżet a postęp rzeczowy w projekcie. Wyobraźcie sobie, że budujemy garaż i ze względu na niezależne od nas przyczyn plac budowy zostaje nam oddany później niż zakładaliśmy. Z punktu widzenia budżetu wygląda to dobrze, bo przecież wydaliśmy mniej niż zakładaliśmy. A jak to wygląda z punktu widzenia postępu? No właśnie. Źle. Dlatego zawsze realizacja budżetu musi być śledzona w ścisłej korelacji z postępem w realizacji zadań.
- Monitoring - działa jak przegląd, zmniejszający wystąpienie poważnych ryzyk, usterek. W intensywnej rzeczywistości projektowej, monitoring przeprowadzany raz w miesiącu nie wystarczy. Zdecydowanie bezpieczniej jest, gdy dokonujemy monitoringu taktycznego, czyli takiego, w którym są tygodniowe update, a raz w miesiącu strategiczny przegląd.
- Przepływ informacji i komunikacja. Niby jasny i oczywisty punkt, a jednak przynoszący wiele problemów w zarządzaniu projektami. Każdorazowo w przedsięwzięciach kluczowe jest skonfigurowanie i uruchomienie narzędzi do wymiany informacji. Nie musi być to jedno narzędzie. Jak najbardziej możemy skorzystać z wielu rozwiązań - tablic przepływu, portali na zdjęcia, katalogów z możliwością edycji i udostępniania itd. Grunt by informacja przepływała możliwie bez zakłóceń.
Jeśli znamy zasady funkcjonowania samochodu oraz teorię jazdy, nie oznacza to, że od razu będziemy świetnymi kierowcami. Dzięki powyższym wskazówkom prowadzenie projektu do celu i osiąganie skuteczności naprawdę powinno być łatwiejsze.
--
merytoryka: Tomasz Wrzesiewski
redakcja: Anna Wysoczańska
Art Strategy Group