Czy tego chcemy, czy nie – przed multitaskingiem trudno uciec. Potęguje go dostęp do urządzeń mobilnych i możliwość wykonywania zadań służbowych podczas innych czynności. Ale ma to też swoje plusy. Pozwala na elastyczność, czasami pomaga zaoszczędzić czas.
Wielozadaniowość jest kompetencją, którą poniekąd wymuszają warunki pracy. Zmieniające się zadania i wymagania, stały kontakt z klientami, praca zespołowa, nowe polecania służbowe napływające podczas wykonywania innego polecenia, palące terminy na przedwczoraj – to wszystko sprawia, że pracownik musi szybko reagować.
Psychologowie mówią jednak o spadku efektywności z powodu wielozadaniowości. O większym ryzyku popełnienia błędu, o braku uważności oraz stuprocentowej koncentracji na zadaniu. O zmęczeniu, spadku energii i rozkojarzeniu, które powstaje na skutek oddziaływania wielu bodźców jednocześnie.
Robisz wiele rzeczy na raz, to nie robisz niczego porządnie – w tym stwierdzeniu może tkwić prawda, jeśli stawiamy na ilość, a zapominamy o jakości. Co wówczas może pomóc? Jak poradzić sobie ze wszechobecnym multitaskingiem?

Oto 10 wskazówek:

1. Planuj – to ważne w dobie multitaskingu.
Dzięki temu nie będziesz mieć poczucia, że miotasz się między jednym a drugim zadaniem i nie wiesz, od czego zacząć. Ustalaj priorytety i harmonogram. Rób listy typu „to do”. Dziel zadania na ważne, pilne, mniej ważne i mniej pilne. Zaczynaj pracę od wykonywania zadań priorytetowych.

2. Rób podsumowania i weryfikuj listy zadań.
Notuj, co należy poprawić, zmodyfikować, uzupełnić. W pośpiechu, wykonując kilka zadań równocześnie mogą Ci umknąć detale. Odrywając się od zadania, możesz zapomnieć o dodaniu jakiegoś elementu itd.

3. Korzystaj z notatek, zapisuj spontaniczne pomysły.
Przydają się, bo kiedy z każdej strony atakują Cię różne informacje i bodźce, łatwo zgubić myśl i wątek.

4. Odcinaj się od „rozpraszaczy”, gdy wykonujesz absorbujące, trudne zadanie, wymagające analizy, skupienia.
Wyłącz wówczas telefon, komunikator internetowy, portale społecznościowe itp. Na ile to możliwe, zadbaj o komfortowe warunki pracy. Uprzedź współpracowników, że teraz nie należy Ci przeszkadzać albo wynegocjuj dzień pracy z domu.

5. Obserwuj samego siebie i oceniaj swoją efektywność.
Być może są zadania, które bez problemu możesz wykonywać równocześnie ze względu na ich stopień trudności, zakres tematyczny, podobieństwo itp. A w jakich sytuacjach masz poczucie, że robisz dużo rzeczy jednocześnie, dwoisz się i troisz, a i tak żadne z zadań nie zostaje szybko zrealizowane? Na efektywność może mieć też wpływ pora dnia. Jeśli np. rano pracujesz najefektywniej, to wówczas wielozadaniowość może nie być tak uciążliwa, jak wieczorem, gdy jesteś zmęczony i bardziej podatny na błędy.

6. Jeśli zaczynasz jedno zadanie, to staraj się je doprowadzić do końca i dopiero wtedy rozpocząć kolejne.
Nie zawsze multitasking przynosi dobre efekty. Dlatego też przygotowując np. prezentację dla klienta, nie opracowuj jednocześnie raportu dla szefa. Pisząc CV, nie przeskakuj do innego dokumentu, by równocześnie tworzyć list motywacyjny. Zakończ jedno, a dopiero potem bierz się za drugie.

7. Kiedy uczestniczysz w spotkaniu biznesowym, rozmawiasz z klientem albo prowadzisz zebranie z zespołem, nie pozwól, żeby wielozadaniowość zdominowała komunikację.
Jednoczesne odbieranie służbowych emaili czy wysyłanie dokumentów spowoduje, że wypadniesz mało profesjonalnie w oczach rozmówcy. Nie mówiąc już o niższej koncentracji i spostrzegawczości.

8. Nie wpadnij w pułapkę bycia ciągle online i pod telefonem.
Urządzenia mobilne sprawiają, że ciągle jesteśmy w kontakcie z firmą, na bieżąco śledzimy korespondencję służbową itp. Oczywiście wykonując przy tym inne, domowe czynności. Zadbaj więc o równowagę i wyznaczaj granice. Ustal sam ze sobą, w jakim wymiarze poświęcasz się służbowym obowiązkom (np. nie prowadzisz rozmów służbowych po godzinie 18 albo tylko raz odbierasz pocztę firmową itp.).

9. Jeśli widzisz, że wielozadaniowość utrudnia rozmowy z najbliższymi, zabawę z dziećmi itd. – po prostu wyłącz telefon, laptop, tablet.
Wówczas automatycznie znikną odpowiedzi w stylu „zaraz”, „jeszcze chwilę”, „przecież Cię słucham/patrzę”, rzucane znad smartfonu w stronę zniecierpliwionej rodziny.

10. Znajdź jakieś zajęcie poza pracą, które będą wymagać oderwania się od multitaskingu.
Taka czynność powinna wymagać skoncentrowania tylko na jednej rzeczy, skupienia uwagi na tym, co dzieje się w danym momencie. To może być np. aktywność sportowa albo jakieś inne hobby.

--
Źródło: www.pracuj.pl