Od 2005 roku można używać elektronicznych faktur – tanich, ekologicznych i łatwych do wysłania. Dlaczego zatem tylko 10 proc. faktur w Polsce jest elektroniczna?
W epoce powszechnej komunikacji elektronicznej, mediów społecznościowych, e-bankowości i e-commerce najczęściej narzekamy, że informatyzacja państwa idzie tak wolno. Jednak to państwo pozwoliło przedsiębiorcom na elektroniczne rozliczenia podatkowe, a także na e-faktury. Korzystają z tego jednak nieliczni.
Elektroniczne faktury w pierwszej kolejności wprowadzili najwięksi gracze – operatorzy telekomunikacyjni czy sprzedawcy energii, którzy uzyskują największe oszczędności z tego tytułu. Nic dziwnego zatem, że zachęcają swoich klientów do korzystania z nich rabatami.
Opory co do e-faktur pojawiają się jednak wśród małych i średnich przedsiębiorstw, które przecież wystawiają dużo faktur sobie nawzajem. Jak wynika z badań Millward Brown zrealizowanych na zlecenie firmy Billbird dzieje się tak pomimo tego iż osoby odpowiedzialne za fakturowanie są zadowolone z korzystania e-faktur w swoim prywatnym życiu. Gdy jednak mieliby wykorzystywać tę formę w życiu zawodowym, to już mają obawy.
Strach przed skarbówką
Jednym z powodów tego stanu rzeczy jest bagatelizowanie kosztów papierowego fakturowania. Zazwyczaj przedsiębiorcom wydaje się, że są to głównie koszty znaczka pocztowego, czyli wysyłki dokumentów. Zapominają o kosztach papieru, druku czy też pracy ludzkiej – ktoś w końcu musi iść z tymi papierami na pocztę i je wysłać, a mógłby w tym czasie robić coś bardziej pożytecznego.
Badania pokazują, że przedsiębiorcy obawiają się też przysłowiowej „pani Krysi”, która przyjdzie z urzędu skarbowego i zacznie kontrolować faktury. Strach ten jest o tyle silny, że taki kontroler jest postrzegany jako osoba słabo znająca się na nowych technologiach, dlatego przedsiębiorcy spodziewają się kłopotów. Pamiętajmy jednak, że urzędy skarbowe sprawdzają coraz więcej zeznań elektronicznych. A od 2015 roku mają także wstępnie wypełniać PIT-y dla obywateli.
Co więcej kontrolerzy nie mogą się przyczepić do prawidłowo wystawionej faktury niezależnie od tego czy jest ona elektroniczna czy papierowa. A czym się różni jedna od drugiej? Tylko tym, że jedna jest wydrukowana. Trzeba im tylko zapewnić niczym nie skrępowany dostęp do bazy danych z naszymi fakturami elektronicznymi.
Bezpieczeństwo
W wielu firmach wymaga się cały czas, aby faktura zawierała pieczątkę i podpis. Do tego wysyła się do kontrahenta dwie kopie z prośbą o podpisanie jednej z nich i odesłanie. Tymczasem zgodnie z prawem prawidłowo wystawiona faktura składa się z kilkunastu elementów, ale akurat ani podpis ani pieczątka nie są wymagane. Taki sposób autoryzacji faktur oczywiście nie jest zabroniony, ale sprawia, że rosną koszty, a bezpieczeństwo jest czysto iluzoryczne. Potwierdza to przykład Warszawskiego Metra, gdzie oszuści wysłali papierowe pismo, informujące o zmianie numeru bankowego firmy sprzątającej. Wyłudzili w ten sposób ponad 0,5 mln zł.
Ryzyko takie istnieje także przy e-fakturach. Zdarza się, że hakerzy rozsyłają maile ze słowem "faktura" w tytule, mające groźnego wirusa w załączniku. Ono jest nieuniknione, nawet gdy z elektronicznych faktur nie korzystamy. Można je jednak minimalizować otwierając załączniki tylko od sprawdzonych kontrahentów czy korzystając z platformy do faktur elektronicznych. Pomocne są w tym wypadku także certyfikaty uwierzytelniające, które można porównać przy każdym dokumencie wystawionym w formacie pdf z certyfikatem kontrahenta z jego strony internetowej.
Zmiana nie jest trudna
Platformy do fakturowania elektronicznego nie tylko zwiększają bezpieczeństwo wymiany dokumentów z kontrahentami, ale pozwalają przejść na e-faktury praktycznie bezkosztowo. Mają wbudowane mechanizmy potwierdzające odbiór faktury przez kontrahenta, które mogą być wykorzystane przy ewentualnym sporze. Tego typu platform jest sporo, a w tym roku usługę taką zaproponowała nawet Poczta Polska na swojej platformie envelo.
Jeżeli kogoś nie przekonują argumenty o oszczędnościach, wygodzie czy szybkości dostarczania e-faktur, może powinien wziąć pod uwagę względy ekologiczne. Kilka tysięcy drukowanych faktur miesięcznie to po prostu mniej ścinanych drzew. A tyle faktur produkuje tylko mała firma.
Marek Muszyński